Privātuma politika

Šajā dokumentā ir paskaidrots, kādus personas datus mēs apstrādājam, kāpēc, cik ilgi tos glabājam, kam tos nododam un kā jūs varat savas tiesības izmantot. Rakstīts vienkāršā valodā, bez izvairīgiem formulējumiem.

Spēkā no 2026. gada 12. oktobra.

1. 1. Kas mēs esam
2. 2. Divas lomas: kad esam pārzinis un kad — apstrādātājs
3. 3. Kādus datus mēs apstrādājam
4. 4. Tiesiskais pamats
5. 5. Apakšapstrādātāji un pakalpojumu sniedzēji
6. 6. Datu nosūtīšana ārpus Eiropas Savienības
7. 7. Cik ilgi datus glabājam
8. 8. Jūsu tiesības un kā tās izmantot
9. 9. Drošības pasākumi
10. 10. Paziņojums par mākslīgo intelektu
11. 11. Sūdzība uzraudzības iestādei
12. 12. Kā paziņojam par izmaiņām
13. 13. Kontakti un spēkā stāšanās

1. Kas mēs esam

Mājaslapu viediprocesi.lv un tajā piedāvātos pakalpojumus nodrošina:

• Sabiedrība ar ierobežotu atbildību «Ecotriumph»
• Reģistrācijas numurs: 44103102261
• Juridiskā adrese: Atpūtas iela 13, Cēsis, Cēsu novads, LV-4101, Latvija
• Reģistrēta 2015. gada 7. septembrī
• E-pasts: office@viediprocesi.lv

Turpmāk tekstā — «mēs». Ar personas datu apstrādi saistītos jautājumos rakstiet uz office@viediprocesi.lv; atbild uzņēmuma valde.

Mūsu galvenais pakalpojums ir mākslīgā intelekta telefona administratore (lietošanas noteikumos un datu apstrādes noteikumos — «asistents»), kas atbild uz uzņēmuma tālruņa zvaniem latviešu, krievu un angļu valodā un pieraksta, pārceļ vai atceļ vizītes kalendārā, kuru mēs uzturam. Šī politika attiecas gan uz mājaslapu, gan uz šo pakalpojumu.

2. Divas lomas: kad esam pārzinis un kad — apstrādātājs

Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (Regula (ES) 2016/679, turpmāk — VDAR) ir divas atšķirīgas lomas. Pārzinis izlemj, kāpēc un kā personas dati tiek apstrādāti — un atbild par to. Apstrādātājs apstrādā datus pārziņa uzdevumā, tikai pēc tā norādījumiem un tikai tam mērķim, ko pārzinis ir noteicis.

Mūsu loma mainās atkarībā no tā, par kuriem datiem ir runa.

2.1. Kad apstrādātājs esam mēs, bet pārzinis ir salons

Salona klientu dati — zvanītāja vārds, tālruņa numurs, informācija par pierakstu, sarunas atšifrējums un WhatsApp sarakste — pieder salonam. Pārzinis ir salons: tas izlemj, kādus pakalpojumus piedāvāt un ko klientam jautāt. Mēs šos datus apstrādājam tikai tāpēc, ka salons mums to ir uzdevis ar līgumu, un tikai tā, kā salons ir norādījis. Kārtību nosaka datu apstrādes noteikumi, kas ir līguma ar salonu daļa. Mēs šos datus neizmantojam saviem mērķiem un nepārdodam.

Piemērs. Anna piezvana frizētavai un piesakās uz matu griešanu piektdienas pēcpusdienā. Annas vārds, numurs un vizītes laiks ir frizētavas dati — frizētava ir pārzinis. Mēs tos tikai pieņemam pa telefonu un ierakstām kalendārā salona vārdā.

2.2. Kad pārzinis esam mēs

Par mūsu mājaslapas apmeklētāju datiem un par salona konta, abonementa un norēķinu datiem pārzinis esam mēs — šos datus mēs apstrādājam savā vārdā un savām vajadzībām. Tas attiecas arī uz zvana laiku un ilgumu, ko izmantojam minūšu uzskaitei un rēķinu sagatavošanai.

Piemērs. Salona īpašniece aizpilda pieteikuma formu, noslēdz līgumu un katru mēnesi saņem rēķinu. Viņas vārds, e-pasts, uzņēmuma rekvizīti un maksājumu vēsture ir dati, par kuriem pārzinis esam mēs.

3. Kādus datus mēs apstrādājam

3.1. Mājaslapas apmeklētāji (pārzinis — mēs)

• Tehniskie pieprasījuma dati: IP adrese, pārlūkprogrammas un ierīces tips, atvērtā lapa, pieprasījuma laiks un rezultāts. Tie nonāk servera žurnālos automātiski.
• Dati, ko norādāt paši: vārds, uzņēmuma nosaukums, e-pasta adrese, tālruņa numurs un ziņas saturs, ja rakstāt mums vai aizpildāt pieteikuma formu.
• Sīkdatnes: izmantojam tikai tās sīkdatnes, kas nepieciešamas lapas darbībai un drošībai. Reklāmas, izsekošanas un profilēšanas sīkdatnes neizmantojam.

3.2. Salona konta un norēķinu dati (pārzinis — mēs)

• Kontaktpersonas vārds, uzvārds, amats, e-pasta adrese, tālruņa numurs.
• Uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, darbības vietas.
• Abonementa dati: izvēlētā pakete, izmantoto minūšu skaits, rēķini, maksājumu statuss un vēsture.
• Pieteikšanās un lietošanas dati: e-pasta adrese, parole (pašu paroli neglabājam — tikai tās jaucējvērtību), paroles iestatīšanas saites, IP adrese un ieraksti par pieteikšanos un darbībām jūsu kontā.
• Noteikumu apstiprinājums: kurš un kad ir apstiprinājis lietošanas noteikumus un datu apstrādes noteikumus, kuru redakciju, no kādas IP adreses un ar kādu pārlūkprogrammu.
• Izmēģinājuma nospiedums. Kad salons sāk bezmaksas izmēģinājumu, no konta e-pasta adreses aprēķinām vienvirziena kodu. No šī koda pašu adresi atjaunot nevar — to var tikai salīdzināt ar kodu, kas tādā pašā veidā aprēķināts no citas adreses. Kodu glabājam, lai katram salonam izmēģinājums pienāktos vienu reizi arī pēc tam, kad izmēģinājuma konts ir dzēsts. Kopā ar kodu neglabājam ne e-pasta adresi, ne salona nosaukumu — tikai datumu. To darām mūsu leģitīmajās interesēs, lai bezmaksas izmēģinājumu neizmantotu atkārtoti (4. sadaļa). Kodu dzēšam 12 mēnešus pēc izmēģinājuma sākuma.

Maksājumu karšu datus mēs neredzam un neglabājam. Tos savā infrastruktūrā apstrādā Stripe (skatīt 5. sadaļu).

3.3. Zvanītāju dati (pārzinis — salons, apstrādātājs — mēs)

• Vārds, ko zvanītājs nosauc, un tālruņa numurs, no kura zvana.
• Pieraksta dati: pakalpojums, darbinieks, datums, laiks, vieta un piezīmes, ko zvanītājs lūdz pievienot.
• Zvana atšifrējums — sarunas teksta pieraksts. Audio ierakstu neveicam un neglabājam; audio sarunas laikā apstrādā balss mākslīgā intelekta pakalpojums — skatīt 6.1. punktu.
• Zvana metadati: numurs, sākuma laiks, ilgums, sarunas valoda, iznākums (pieraksts, pārcelšana, atcelšana, ziņa salonam).
• Atzvana, atcelšanas vai pārcelšanas lūgums, ko administratore nodod salonam īsziņā un e-pastā.
• WhatsApp numurs un ziņu saturs, ja salons ir pieslēdzis WhatsApp.
• Klientam nosūtītās apstiprinājuma īsziņas (SMS) teksts un piegādes statuss, ja salons šo funkciju ir ieslēdzis.

Administratore nelūdz sniegt īpašu kategoriju personas datus, piemēram, ziņas par veselību, un nav paredzēta šādu datu vākšanai. Tomēr, ja zvanītājs sarunā tādus pieminēs pats, tie nonāks zvana atšifrējumā. Tieši tāpēc atšifrējumus glabājam īsu laiku un piekļuve tiem ir ierobežota — skatīt 7. un 9. sadaļu.

4. Tiesiskais pamats

Datus, par kuriem pārzinis esam mēs, apstrādājam uz šāda pamata:

• Līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) — konta izveide un uzturēšana, pakalpojuma sniegšana, rēķinu izrakstīšana, atbalsts, saziņa par pakalpojuma darbību. Ja šos datus nesniedzat, līgumu izpildīt nevaram.
• Juridisks pienākums (6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) — grāmatvedības un nodokļu dokumentu sagatavošana un glabāšana normatīvajos aktos noteiktajā termiņā.
• Mūsu leģitīmās intereses (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) — sistēmas un tīkla drošība, ļaunprātīgas izmantošanas un krāpšanas novēršana, servera žurnāli, kļūdu diagnostika, pakalpojuma kvalitātes uzlabošana un saziņa ar esošajiem klientiem par pakalpojumu. Katrā gadījumā izsveram, vai šī interese nav pretrunā ar jūsu tiesībām un brīvībām; jums ir tiesības šādai apstrādei iebilst (8. sadaļa).
• Jūsu piekrišana (6. panta 1. punkta a) apakšpunkts) — tikai tur, kur to skaidri lūdzam, piemēram, ja izvēlaties saņemt informatīvus e-pastus. Piekrišanu varat atsaukt jebkurā brīdī; atsaukums neietekmē līdz tam veikto apstrādi.

Zvanītāju datu apstrādes tiesisko pamatu nosaka salons kā pārzinis — parasti tā ir līguma izpilde vai sagatavošanās līgumam ar klientu un salona leģitīmās intereses uzņēmuma darbības nodrošināšanā. Mēs šos datus apstrādājam salona uzdevumā, pamatojoties uz datu apstrādes noteikumiem — vienošanos VDAR 28. panta izpratnē, kas ir līguma ar salonu daļa un ko salons apstiprina elektroniski, izveidojot kontu vietnē vai pirmo reizi atverot paneli.

5. Apakšapstrādātāji un pakalpojumu sniedzēji

Pakalpojuma sniegšanai izmantojam šādus pakalpojumu sniedzējus. Katrs pakalpojuma sniedzējs apstrādā tikai tos datus, kas nepieciešami tā uzdevuma izpildei.

5.1. Kas apstrādā salonu klientu datus

Šie ir mūsu apakšapstrādātāji salona klientu datu apstrādē. Saraksts ir tāds pats kā datu apstrādes noteikumu 2. pielikumā.

5.2. Kas apstrādā datus, kuru pārzinis esam mēs

5.3. Pakalpojumi, ko salons pieslēdz pats

Ja salons izmanto Zadarma savā kontā, Altegio vai Meta (WhatsApp), tas pats izvēlas attiecīgo pakalpojumu un slēdz līgumu ar tā sniedzēju. Šie pakalpojumu sniedzēji nav mūsu apakšapstrādātāji: datus tiem nosūtām un no tiem saņemam tikai pēc salona norādījuma.

Ar apakšapstrādātājiem slēdzam līgumus, kas tiem uzliek tādus pašus datu aizsardzības pienākumus, kādus esam uzņēmušies mēs. Ja plānojam pievienot jaunu apakšapstrādātāju vai nomainīt esošo, saloniem par to paziņojam vismaz 30 dienas iepriekš, lai tie varētu iebilst — skatīt 12. sadaļu.

6. Datu nosūtīšana ārpus Eiropas Savienības

Lielākā daļa mūsu infrastruktūras atrodas Eiropas Savienībā: serveri un datubāze — Francijā, īsziņu sūtīšana — Latvijā, maksājumi — Īrijā. Taču daļa apstrādes notiek ārpus ES, un mēs to sakām tieši, nevis noklusējam.

6.1. OpenAI — zvanu audio un atšifrējumi

Runas atpazīšanai un atbilžu veidošanai izmantojam OpenAI modeļus. Tas nozīmē, ka zvana audio un sarunas atšifrējums tiek nosūtīti apstrādei OpenAI infrastruktūrā, kas šobrīd atrodas ārpus Eiropas Savienības.

Mēs nesolām, ka «dati paliek ES robežās» — attiecībā uz balss apstrādi tā nebūtu taisnība, jo ES reģiona risinājuma šai apstrādei mums pašlaik nav. Ja tas mainīsies, mēs šo politiku papildināsim un saloniem paziņosim.

Nosūtīšanas aizsardzības pasākums: Eiropas Komisijas apstiprinātās līguma standartklauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts), kas iekļautas mūsu līgumā ar pakalpojuma sniedzēju, kopā ar līgumisku aizliegumu izmantot mūsu nodotos datus modeļu apmācībai. Papildus mēs samazinām nosūtāmo datu apjomu — modelim nododam tikai to, kas vajadzīgs konkrētajai sarunai; salona klientu sarakstu un citu sarunu saturu tam nenododam.

Zvana audio mēs neierakstām un neglabājam. OpenAI saskaņā ar saviem noteikumiem apstrādātos datus drīkst īslaicīgi glabāt drošības un ļaunprātīgas izmantošanas novēršanas nolūkā.

Ja šāda apstrāde jūsu salonam nav pieņemama, pasakiet to mums pirms līguma slēgšanas: bez šīs apstrādes balss administratore nedarbojas, un labāk to noskaidrot uzreiz.

6.2. Resend, Anthropic un Cloudflare

E-pasta paziņojumus salonam — par jaunu pierakstu, atzvana, atcelšanas vai pārcelšanas lūgumu — nosūta Resend, un tie tiek apstrādāti ASV. Šajos paziņojumos ir klienta vārds, tālruņa numurs un pieraksta dati. Nosūtīšanas pamats ir līguma standartklauzulas.

Atbalstam un pakalpojuma uzturēšanai izmantojam mākslīgā intelekta rīku, ko nodrošina Anthropic. Noskaidrojot kļūmes cēloni vai izskatot salona jautājumu par konkrētu zvanu, ar to varam apstrādāt šī zvana tekstu, zvanītāja numuru un pieraksta datus. Arī šī apstrāde notiek ASV.

Cloudflare nodrošina domēna vārdu sistēmu (DNS). Zvanu un pierakstu dati caur to neplūst.

6.3. Meta / WhatsApp — sarakste ar klientiem

Šī sadaļa attiecas tikai uz saloniem, kas ir pieslēguši WhatsApp. Ja salons WhatsApp nelieto, nekas no šeit rakstītā uz to neattiecas.

WhatsApp sarakste fiziski iet caur Meta infrastruktūru — citādi WhatsApp nestrādā. Tas nozīmē, ka klienta telefona numurs un ziņu saturs nonāk pie Meta: Eiropā datu pārzinis šim pakalpojumam ir WhatsApp Ireland Ltd., bet tehniskā apstrāde notiek arī ASV. Nosūtīšanas tiesiskais pamats ir ES–ASV Datu privātuma satvars (Data Privacy Framework) un līguma standartklauzulas.

WhatsApp Business kontu savā vārdā izveido un uztur pats salons, un rēķinu par ziņām Meta izraksta tieši salonam. Mēs esam salona apstrādātājs: mēs saņemam ienākošās ziņas, sagatavojam atbildi un nosūtām to salona vārdā. Tas nozīmē arī, ka attiecības starp salonu un Meta veido salons pats — Meta noteikumi uz to attiecas tieši, ne caur mums. Administratore atbild tikai sarunās, ko sāk klients; reklāmu un atgādinājumus WhatsApp nesūtām.

Sarakstes tekstu, tāpat kā zvana atšifrējumu, glabājam 90 dienas, lai salons varētu redzēt, ko administratore ir atbildējusi tā vārdā. Sarakste glabājas mūsu serverī; atbildes veidošanai to apstrādā tas pats valodas modelis, kas apkalpo zvanus (skat. 6.1.).

Pieraksti un salona klientu ieraksti glabājas mūsu serverī Eiropas Savienībā. No WhatsApp datiem ārpus ES tiek apstrādāta sarakste un klienta tālruņa numurs.

7. Cik ilgi datus glabājam

Ja salons pēc bezmaksas izmēģinājuma plānu neizvēlas, tā kontu un tajā ievadītos datus dzēšam 30 dienas pēc izmēģinājuma beigām; divu gadu termiņš salona konta datiem uz šādu kontu neattiecas. Izmēģinājuma nospiedumu glabājam ilgāk: to dzēšam 12 mēnešus pēc izmēģinājuma sākuma.

Beidzoties līgumam, mēs nododam salonam tā datus, žurnālus un dokumentāciju un palīdzam pāriet uz citu risinājumu. Pēc nodošanas — vai, ja salons datus nepieprasa, pēc līguma beigām — mūsu sistēmās esošos salona klientu datus 30 dienu laikā dzēšam vai neatgriezeniski anonimizējam, izņemot to, kas mums jāsaglabā normatīvo aktu dēļ.

Dati, kas pamatsistēmā jau ir dzēsti, rezerves kopijā paliek, līdz kopija tiek dzēsta. Katru nakti veidotās kopijas glabājam 14 dienas. Pirms datubāzes struktūras izmaiņām veidojam atsevišķu kopiju; to dzēšam, kad tā vairs nav vajadzīga atjaunošanai, bet pēc līguma beigām vai salona norādījuma dzēst klienta datus — 30 dienu laikā.

8. Jūsu tiesības un kā tās izmantot

Neatkarīgi no tā, kurš ir pārzinis, jums ir šādas tiesības:

• Piekļūt saviem datiem (VDAR 15. pants) — uzzināt, vai un kādi dati par jums tiek apstrādāti, un saņemt to kopiju.
• Labot datus (16. pants) — ja tie ir neprecīzi vai nepilnīgi, piemēram, nepareizi uzrakstīts vārds vai numurs.
• Dzēst datus (17. pants) — ja tie vairs nav vajadzīgi mērķim, kuram tika iegūti, vai ja atsaucat piekrišanu.
• Ierobežot apstrādi (18. pants) — piemēram, kamēr tiek pārbaudīts, vai dati ir precīzi.
• Saņemt datus pārnesamā formā (20. pants) — strukturētā, mašīnlasāmā formātā, lai nodotu citam pakalpojuma sniedzējam.
• Iebilst pret apstrādi (21. pants) — īpaši tad, ja apstrāde notiek uz leģitīmo interešu pamata.
• Atsaukt piekrišanu (7. panta 3. punkts), ja apstrāde balstās uz to.

8.1. Ja esat salona klients un zvanījāt uz salona numuru

Vērsieties pie salona — tas ir jūsu datu pārzinis. Salons zina, kādi dati par jums ir, un var tos labot vai dzēst.

Ja nezināt, kā ar salonu sazināties, vai salons neatbild, rakstiet mums uz office@viediprocesi.lv. Mēs jūsu pieprasījumu bez liekas kavēšanās pārsūtīsim salonam, paziņosim jums, ka tas ir izdarīts, un palīdzēsim salonam to izpildīt tehniski. Paši mēs jūsu datus neizsniegsim un nedzēsīsim bez salona norādījuma — kā apstrādātājam mums nav tiesību patstāvīgi rīkoties ar pārziņa datiem.

8.2. Ja esat mūsu klients vai mājaslapas apmeklētājs

Rakstiet uz office@viediprocesi.lv un norādiet, ko vēlaties. Pieprasījums ir bez maksas. Atbildam viena mēneša laikā (VDAR 12. pants); sarežģītos gadījumos šo termiņu drīkstam pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to jūs informējot un paskaidrojot iemeslu. Lai nenodotu datus svešai personai, mums var būt nepieciešams pārliecināties par jūsu identitāti.

9. Drošības pasākumi

• Savienojumi ar mūsu serveriem — šifrēti (TLS). Datubāze atrodas ES un nav pieejama no publiskā interneta.
• Salonu dati ir nodalīti: katrs ieraksts ir piesaistīts savam salonam, un viena salona lietotājs neredz cita salona klientus, pierakstus vai zvanus.
• Nodrošinām, ka datiem piekļūst tikai personas, kurām tas nepieciešams atbalsta sniegšanai un pakalpojuma uzturēšanai. Pieteikšanās, datu izmaiņas panelī, datu izsniegšana un dzēšana tiek reģistrētas audita žurnālā.
• Paroles neglabājam atklātā veidā — glabājam tikai to jaucējvērtības. Tālruņa līniju paroles un WhatsApp piekļuves marķierus glabājam šifrētus.
• Zvanu atšifrējumi tiek automātiski dzēsti pēc termiņa beigām, nevis glabāti «katram gadījumam».
• Datubāzes rezerves kopiju veidojam katru nakti un glabājam 14 dienas. Atjaunošana no rezerves kopijas ir pārbaudīta.
• Ja personas datu aizsardzības pārkāpums skar salona klientu datus, bez nepamatotas kavēšanās informējam salonu kā pārzini. Ja tas skar datus, kuru pārzinis esam mēs, un likums to prasa, 72 stundu laikā paziņojam Datu valsts inspekcijai (VDAR 33. pants).

Pilns pasākumu saraksts ir datu apstrādes noteikumu 3. pielikumā.

Neviena sistēma nav pilnīgi droša, un mēs nesolām absolūtu drošību. Solām samērīgus, pārbaudāmus pasākumus un godīgu paziņojumu, ja kaut kas notiek.

10. Paziņojums par mākslīgo intelektu

Uz zvanu atbild mākslīgā intelekta administratore, nevis cilvēks. Katras sarunas sākumā tā to pasaka skaidri — pirms tiek uzdots pirmais jautājums. Zvanītājs nekad netiek maldināts, ka runā ar salona darbinieku.

Zvanītājs jebkurā brīdī var lūgt sazināties ar cilvēku. Tādā gadījumā administratore salona darba laikā pārslēdz zvanu uz salona norādīto numuru vai pieņem atzvana lūgumu un nodod to salonam.

Šī prasība izriet no Eiropas Savienības Mākslīgā intelekta akta (Regula (ES) 2024/1689), kas nosaka, ka cilvēkam ir jāzina, kad viņš sazinās ar mākslīgo intelektu.

Mēs neveicam automatizētu lēmumu pieņemšanu, kas jums radītu juridiskas sekas vai citādi būtiski jūs ietekmētu (VDAR 22. pants), un neveicam profilēšanu. Administratore pieraksta, pārceļ un atceļ vizītes un pieņem ziņas — nekas vairāk. Ne zvanu audio, ne atšifrējumi netiek izmantoti mākslīgā intelekta modeļu apmācībai.

11. Sūdzība uzraudzības iestādei

Ja uzskatāt, ka jūsu dati tiek apstrādāti nepareizi, vispirms rakstiet mums uz office@viediprocesi.lv — visbiežāk to var atrisināt ātri.

Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei:

• Datu valsts inspekcija
• Rīga, Latvija
• www.dvi.gov.lv

Ja jūsu dati ir salona klienta dati, sūdzība parasti iesniedzama par salonu kā pārzini, taču jūs varat vērsties arī pret mums kā apstrādātāju.

12. Kā paziņojam par izmaiņām

Politika laika gaitā mainās — piemēram, ja nomainām apakšapstrādātāju vai pievienojam jaunu funkciju. Rīkojamies šādi:

• Būtiskas izmaiņas — jauns apakšapstrādātājs, jauns apstrādājamo datu veids, izmaiņas datu nosūtīšanā ārpus ES vai glabāšanas termiņos — paziņojam saloniem pa e-pastu vismaz 30 dienas iepriekš, lai tie varētu iebilst.
• Nebūtiskus labojumus (formulējumi, precizējumi) publicējam šajā lapā, nomainot spēkā stāšanās datumu.
• Iepriekšējās redakcijas izsniedzam pēc pieprasījuma.

13. Kontakti un spēkā stāšanās

• Sabiedrība ar ierobežotu atbildību «Ecotriumph», reģistrācijas numurs 44103102261
• Atpūtas iela 13, Cēsis, Cēsu novads, LV-4101, Latvija
• office@viediprocesi.lv

Šī redakcija ir spēkā no 2026. gada 12. oktobra.

← Atpakaļ uz sākumlapu