Puses un lomas
- Šie noteikumi ir daļa no līguma starp jūsu uzņēmumu (turpmāk «jūs») un Sabiedrību ar ierobežotu atbildību «Ecotriumph», reģistrācijas numurs 44103102261 (turpmāk «mēs»). Tie nosaka, kā mēs apstrādājam personas datus jūsu uzdevumā, sniedzot pakalpojumu.
- Jūs esat savu klientu un citu zvanītāju personas datu pārzinis: jūs nosakāt, kādam nolūkam un kā šos datus apstrādāt. Mēs esam apstrādātājs un rīkojamies jūsu uzdevumā.
- Mēs esam jūsu konta, paneļa lietotāju un norēķinu datu, kā arī mūsu vietnes apmeklētāju datu pārzinis. Šo apstrādi apraksta privātuma politika; šie noteikumi uz to neattiecas.
- Zvana laiku un ilgumu — bez sarunas satura — izmantojam arī minūšu uzskaitei un rēķinu sagatavošanai. Šajā daļā pārzinis esam mēs.
- Jēdzienus «personas dati», «apstrāde», «pārzinis», «apstrādātājs», «datu subjekts» un «personas datu aizsardzības pārkāpums» lietojam Vispārīgās datu aizsardzības regulas (Regula (ES) 2016/679; turpmāk — VDAR) nozīmē. «Pakalpojums», «asistents», «panelis», «zvanītājs» un «līgums» nozīmē to pašu, ko lietošanas noteikumos.
- Ja šie noteikumi un lietošanas noteikumi atšķiras jautājumā par personas datu apstrādi, piemērojami šie noteikumi.
Ko, kāpēc un cik ilgi apstrādājam
- Apstrādes priekšmets ir jūsu klientu un citu zvanītāju personas dati, kas vajadzīgi, lai asistents jūsu vārdā atbildētu uz zvaniem un — ja esat pieslēguši WhatsApp — uz ziņām, pieņemtu, pārceltu un atceltu pierakstus un nodotu jums klientu lūgumus.
- Apstrāde ilgst, kamēr ir spēkā līgums, un pēc tā beigām — līdz dati ir atdoti jums un dzēsti (13. sadaļa).
- Apstrādes raksturs un nolūks, personas datu veidi un datu subjektu kategorijas ir aprakstīti 1. pielikumā.
- Jūsu klientu datus nepārdodam un neizmantojam mākslīgā intelekta modeļu apmācībai. To neļaujam arī apakšapstrādātājiem. Saviem nolūkiem šos datus neizmantojam; vienīgais izņēmums ir 1.4. punktā minētā minūšu uzskaite.
Jūsu norādījumi
- Personas datus apstrādājam tikai pēc jūsu dokumentētiem norādījumiem. Norādījumi ir līgums un šie noteikumi, panelī izvēlētie iestatījumi un rakstiski norādījumi, ko sūtāt uz office@viediprocesi.lv.
- Panelī norādāt, piemēram, pakalpojumus, darbiniekus un darba laikus, asistenta sasveicināšanās tekstu, numuru, uz kuru pārslēgt zvanus, to, vai klientiem sūtīt apstiprinājuma īsziņas (SMS), un savienojumus ar citiem pakalpojumiem (7. sadaļa).
- Arī uz valsti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas datus nosūtām tikai pēc jūsu norādījuma — tā, kā aprakstīts 8. sadaļā.
- Ja Eiropas Savienības vai Latvijas tiesību akti mums uzliek pienākumu datus apstrādāt citādi, par šo prasību jūs informējam pirms apstrādes, ja vien šie tiesību akti svarīgu sabiedrības interešu dēļ neaizliedz par to informēt.
- Ja uzskatām, ka jūsu norādījums pārkāpj VDAR vai citus datu aizsardzības noteikumus, par to jums nekavējoties paziņojam. Šāda norādījuma izpildi drīkstam apturēt, līdz tas ir mainīts vai ir noskaidrots, ka tas atbilst tiesību aktiem.
Konfidencialitāte
- Jūsu klientu datiem piekļūst tikai tās personas, kurām tas vajadzīgs pakalpojuma sniegšanai, uzturēšanai un atbalstam.
- Nodrošinām, ka šīs personas ir apņēmušās ievērot konfidencialitāti vai šāds pienākums tām ir noteikts likumā. Pienākums ir spēkā arī pēc tam, kad šo personu darbs vai sadarbība ar mums ir beigusies.
Drošība
- Īstenojam tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu riskam atbilstošu drošības līmeni (VDAR 32. pants). Ieviestie pasākumi ir uzskaitīti 3. pielikumā.
- Pasākumus drīkstam mainīt, ja kopējais drošības līmenis nepazeminās. Par būtiskām izmaiņām paziņojam tāpat kā par šo noteikumu grozījumiem.
Apakšapstrādātāji
- Apakšapstrādātājs ir cits apstrādātājs, kuru piesaistām jūsu klientu datu apstrādei. Jūs dodat mums vispārēju rakstisku atļauju piesaistīt apakšapstrādātājus. Tie, kurus izmantojam šīs redakcijas spēkā stāšanās dienā, ir uzskaitīti 2. pielikumā.
- Par nodomu piesaistīt jaunu apakšapstrādātāju vai aizstāt esošo paziņojam uz jūsu e-pastu vismaz 30 dienas iepriekš. Paziņojumā norādām apakšapstrādātāja nosaukumu, uzdevumu, datus, ko tas apstrādās, un apstrādes vietu. Šajā laikā varat iebilst, rakstot uz office@viediprocesi.lv.
- Ja iebilstat un vienoties neizdodas, varat izbeigt līgumu, pirms izmaiņa stājas spēkā. Samaksāto par nesaņemto periodu atmaksājam. Līdz 6.2. punktā minētā 30 dienu termiņa beigām jūsu klientu datus jaunajam apakšapstrādātājam nenododam.
- Ar katru apakšapstrādātāju slēdzam līgumu, kas tam uzliek tādus pašus datu aizsardzības pienākumus, kādi šajos noteikumos noteikti mums, — jo īpaši pienākumu īstenot atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus.
- Ja apakšapstrādātājs savus datu aizsardzības pienākumus nepilda, mēs paliekam jums pilnībā atbildīgi par šo pienākumu izpildi — tāpat kā par savu rīcību.
Pakalpojumi, ko pieslēdzat paši
- Daļu pakalpojumu izvēlaties un pieslēdzat jūs paši. Līgumu ar šāda pakalpojuma sniedzēju slēdzat jūs, un tas nav mūsu apakšapstrādātājs. Datus tam nosūtām un no tā saņemam pēc jūsu norādījuma; pieslēgšana panelī ir šāds norādījums.
- Tālruņa līnija. Ja numurs ir jūsu Zadarma kontā, jūs ievadāt panelī vai nododat mums šīs līnijas pieslēgšanās datus, un mēs ar tiem pieslēdzam asistentu jūsu līnijai. Zvanus savieno jūsu operators. Ja numurs pēc atsevišķas vienošanās ir reģistrēts mūsu Zadarma kontā, Zadarma ir mūsu apakšapstrādātājs (2. pielikums).
- Altegio. Altegio var būt savienots vienā no diviem režīmiem; kurš no tiem darbojas jūsu salonā, redzat panelī un apstiprināt savienošanas brīdī. Tikai lasīšanas režīmā no Altegio nolasām datus par darbiniekiem, pakalpojumiem, darba laikiem un aizņemtajiem laikiem. Altegio atbildēs ir arī klientu dati; tos neizmantojam un savā datubāzē neglabājam. Pierakstus, ko pieņem asistents, šajā režīmā Altegio neierakstām. Lasīšanas un ierakstīšanas režīmā asistenta pieņemtos pierakstus — klienta vārdu, tālruņa numuru, pakalpojumu, darbinieku un laiku — ierakstām arī jūsu Altegio.
- WhatsApp. WhatsApp Business kontu izveidojat un uzturat jūs paši, un līgumu ar Meta (WhatsApp Ireland Ltd.) slēdzat jūs. Mēs saņemam jūsu klientu ziņas, sagatavojam atbildi un nosūtām to jūsu vārdā. Asistents atbild tikai sarunās, ko sāk klients. Meta ziņas apstrādā arī ārpus Eiropas Savienības.
- Par savu līgumu ar šiem pakalpojumu sniedzējiem atbildat jūs. Pieslēgšanās datus, ko mums nododat, — piemēram, tālruņa līnijas paroli un WhatsApp piekļuves marķieri — glabājam šifrētus un izmantojam tikai pakalpojuma sniegšanai.
Datu nosūtīšana ārpus Eiropas Savienības
- Mūsu datubāze un tās rezerves kopijas atrodas Eiropas Savienībā — serverī Francijā.
- Uz valstīm ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas datus nosūtām tikai 2. pielikumā norādītajiem apakšapstrādātājiem un tikai tad, ja tam ir VDAR V nodaļā paredzēts pamats: Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai Eiropas Komisijas apstiprinātās līguma standartklauzulas. Pēc pieprasījuma paskaidrojam, kāds pamats ir piemērots katram no tiem.
- Pakalpojumiem, ko pieslēdzat paši (7. sadaļa), datus nosūtām pēc jūsu norādījuma; par to, kur šie pakalpojumi datus apstrādā, vienojaties ar to sniedzēju jūs.
- Balss mākslīgo intelektu nodrošina OpenAI, un zvana audio un sarunas teksts tiek apstrādāti ārpus Eiropas Savienības — Amerikas Savienotajās Valstīs. Bez šīs apstrādes asistents nedarbojas. Apstiprinot šos noteikumus, jūs dodat mums norādījumu datus šādi apstrādāt.
- Amerikas Savienotajās Valstīs tiek apstrādāti arī e-pasta paziņojumi, ko sūtām jums, un dati, ko apstrādājam ar atbalsta rīku (2. pielikums).
Datu subjektu pieprasījumi
- Ja jūsu klients vēršas pie mums ar pieprasījumu par saviem datiem, to bez nepamatotas kavēšanās pārsūtām jums un paziņojam klientam, ka tas ir izdarīts. Paši datus neizsniedzam, nelabojam un nedzēšam, kamēr neesat devuši norādījumu. Tas neietekmē 12. sadaļā noteikto datu dzēšanu pēc termiņa.
- Palīdzam jums atbildēt uz datu subjektu pieprasījumiem — par piekļuvi datiem, to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, datu pārnesamību un iebildumiem. Pēc jūsu rakstiska pieprasījuma atrodam konkrētā klienta datus, izsniedzam tos jums mašīnlasāmā formātā, labojam, dzēšam vai pārtraucam to apstrādi un, ja vajadzīgs, nododam jūsu norādījumu apakšapstrādātājiem.
- To darām bez nepamatotas kavēšanās un tā, lai jūs varētu ievērot VDAR noteikto viena mēneša termiņu.
Personas datu aizsardzības pārkāpumi
- Par personas datu aizsardzības pārkāpumu, kas skar jūsu klientu datus, paziņojam jums bez nepamatotas kavēšanās pēc tam, kad esam par to uzzinājuši. Rakstām uz jūsu konta e-pasta adresi.
- Paziņojumā sniedzam mums zināmo informāciju par pārkāpuma raksturu, skarto datu subjektu un datu ierakstu kategorijām un aptuveno skaitu, iespējamām sekām un pasākumiem, ko esam veikuši vai plānojam veikt. Ja visu uzreiz noskaidrot nevar, informāciju sniedzam pa daļām un papildinām to bez nepamatotas kavēšanās, līdz pārkāpuma sekas ir novērstas.
- Datu valsts inspekcijai un, ja nepieciešams, datu subjektiem par pārkāpumu paziņojat jūs kā pārzinis. Mēs palīdzam sagatavot paziņojumu. Jautājumos par pārkāpumu rakstiet uz office@viediprocesi.lv.
Palīdzība jums kā pārzinim
- Ņemot vērā apstrādes raksturu un mums pieejamo informāciju, palīdzam jums izpildīt VDAR 32.–36. pantā noteiktos pienākumus: nodrošināt apstrādes drošību, paziņot par personas datu aizsardzības pārkāpumiem, novērtēt ietekmi uz datu aizsardzību un, ja nepieciešams, iepriekš apspriesties ar Datu valsts inspekciju.
- Šim nolūkam pēc pieprasījuma sniedzam pakalpojuma, tā drošības pasākumu, apakšapstrādātāju un datu nosūtīšanas aprakstu un atbildam uz jautājumiem, kas rodas, novērtējot ietekmi uz datu aizsardzību vai sazinoties ar Datu valsts inspekciju.
Glabāšanas termiņi
- Līguma darbības laikā jūsu klientu datus glabājam šādus termiņus:
Dati Termiņš Zvanu atšifrējumi (sarunas teksts) 90 dienas WhatsApp sarakste (teksts) 90 dienas Zvana diagnostikas dati un servera žurnāli 30 dienas Zvanu metadati: numurs, laiks, ilgums, valoda, iznākums un klienta lūguma piezīme 12 mēneši Klientu ieraksti un pieraksti Līdz lūdzat tos dzēst vai līdz līguma beigām Nosūtīto īsziņu (SMS) ieraksti: numurs, teksts un piegādes statuss Līdz lūdzat tos dzēst vai līdz līguma beigām - Datus, kuriem termiņš noteikts dienās vai mēnešos, pēc tā beigām dzēšam automātiski — dzēšana notiek reizi diennaktī. Klientu ierakstus, pierakstus un īsziņu ierakstus dzēšam pēc jūsu pieprasījuma vai līguma beigās (13. sadaļa).
- Zvana audio neierakstām un neglabājam. Audio sarunas laikā apstrādā balss mākslīgā intelekta pakalpojums (2. pielikums). Saskaņā ar saviem noteikumiem tā sniedzējs apstrādātos datus drīkst īslaicīgi glabāt drošības un ļaunprātīgas izmantošanas novēršanas nolūkā.
- Datubāzes rezerves kopiju veidojam katru nakti un glabājam 14 dienas. Dati, kas pamatsistēmā jau ir dzēsti, kopijā paliek, līdz tā tiek dzēsta. Pirms datubāzes struktūras izmaiņām veidojam atsevišķu kopiju; to dzēšam, kad tā vairs nav vajadzīga atjaunošanai. Ja dodat norādījumu dzēst konkrēta klienta datus, šādas atsevišķās kopijas, kurās šie dati ir, dzēšam 30 dienu laikā pēc norādījuma.
Datu atdošana un dzēšana pēc līguma beigām
- Kad līgums beidzas, jūsu klientu datus pēc jūsu izvēles atdodam jums vai dzēšam.
- 14 dienu laikā pēc pieprasījuma izsniedzam klientu ierakstus, pierakstus, zvanu metadatus, vēl saglabātos atšifrējumus, nosūtīto īsziņu ierakstus, WhatsApp saraksti, darbinieku un pakalpojumu sarakstus un asistenta konfigurāciju mašīnlasāmā formātā (CSV vai JSON).
- Pēc datu atdošanas — vai, ja datus nepieprasāt, pēc līguma beigām — jūsu klientu datus dzēšam 30 dienu laikā. No zvanu žurnāla ierakstiem dzēšam tālruņa numuru, sarunas tekstu un piezīmes; zvana laiks un ilgums paliek mūsu minūšu uzskaitē kā rēķinu pamatojums (1.4. punkts), līdz beidzas 12 mēnešu termiņš.
- Nedzēšam to, kas mums jāglabā saskaņā ar tiesību aktiem, piemēram, grāmatvedības dokumentus. Katru nakti veidotās rezerves kopijas, kurās šie dati vēl ir, tiek dzēstas 14 dienu laikā (12. sadaļa). Atsevišķās kopijas, kas veidotas pirms datubāzes struktūras izmaiņām un kurās ir jūsu klientu dati, dzēšam tajā pašā 30 dienu termiņā.
- Pēc pieprasījuma dzēšanu apstiprinām rakstiski.
- Ja pēc bezmaksas izmēģinājuma plānu neizvēlaties, kontu un tajā ievadītos datus dzēšam 30 dienas pēc izmēģinājuma beigām.
Informācija un revīzijas
- Pēc pieprasījuma sniedzam visu informāciju, kas vajadzīga, lai jūs varētu pārliecināties, ka ievērojam šos noteikumus un VDAR 28. pantu.
- Ļaujam jums vai jūsu pilnvarotam revidentam veikt revīzijas, tostarp pārbaudes uz vietas, un tajās piedalāmies. Par revīzijas laiku un apjomu vienojamies iepriekš; lūdzam par to paziņot vismaz 30 dienas iepriekš. Piekrišanu nepamatoti neatsakām un tās došanu nekavējam.
- Revīziju veic ne biežāk kā reizi 12 mēnešos. Šie ierobežojumi neattiecas uz revīziju pēc personas datu aizsardzības pārkāpuma, uz pārbaudi, ko pieprasa Datu valsts inspekcija, un uz gadījumiem, kad ir pamatotas aizdomas, ka šos noteikumus neievērojam.
- Revīzijā netiek atklāti citu mūsu klientu dati. Revidents, kas nav jūsu darbinieks, pirms revīzijas rakstiski apņemas ievērot konfidencialitāti. Savus revīzijas izdevumus katra puse sedz pati.
Jūsu pienākumi
- Jūs kā pārzinis nodrošināt, ka jūsu klientu datu apstrādei ir tiesisks pamats, un informējat savus klientus, ka uz zvaniem atbild mākslīgā intelekta asistents un ka sarunas tiek pārvērstas tekstā un šis teksts tiek glabāts. Informācijas paraugs ir 4. pielikumā.
- Asistents katras sarunas sākumā pats pasaka, ka ir mākslīgā intelekta asistents. Panelis neļauj saglabāt sasveicināšanās tekstu, kurā šī paziņojuma nav.
- Ja ieslēdzat apstiprinājuma īsziņas saviem klientiem, par šīs saziņas tiesisko pamatu atbildat jūs.
- Jūs dodat mums tikai tādus norādījumus, kas atbilst tiesību aktiem, un panelī neievadāt personas datus, kas pakalpojumam nav vajadzīgi, — jo īpaši datus par klientu veselību.
Atbildība, termiņš un grozījumi
- Pušu savstarpējo atbildību nosaka lietošanas noteikumu sadaļa «Atbildības ierobežojums». Tajā minētais izņēmums par trešo personu darbības traucējumiem neattiecas uz apakšapstrādātājiem: par to datu aizsardzības pienākumu izpildi atbildam mēs (6.5. punkts). Šie noteikumi neierobežo datu subjektu tiesības un pušu atbildību pret datu subjektiem (VDAR 82. pants).
- Šie noteikumi ir spēkā, kamēr apstrādājam jūsu klientu datus, — arī pēc līguma beigām, līdz dati ir atdoti jums un dzēsti.
- Šos noteikumus grozām tāpat kā lietošanas noteikumus: par grozījumiem paziņojam uz jūsu e-pastu vismaz 30 dienas iepriekš, un jauno redakciju lūdzam apstiprināt panelī. Apakšapstrādātāju maiņai piemērojam 6. sadaļu. Iepriekšējās redakcijas glabājam un izsniedzam pēc pieprasījuma.
- Piemērojamos tiesību aktus un strīdu izšķiršanas kārtību nosaka lietošanas noteikumu sadaļa «Piemērojamie tiesību akti un strīdi».
- Jautājumos par personas datu apstrādi rakstiet uz office@viediprocesi.lv.
1. pielikums. Apstrādes apraksts
| Nolūks | Atbildēt uz jūsu klientu zvaniem un ziņām jūsu vārdā; pieņemt, pārcelt un atcelt pierakstus; nodot jums klientu lūgumus; nosūtīt apstiprinājumus. |
|---|---|
| Apstrādes raksturs | Zvana pieņemšana; runas pārvēršana tekstā un atbilžu veidošana sarunas laikā; pierakstu saglabāšana kalendārā un, ja tā esat norādījuši, jūsu Altegio; sarunas teksta glabāšana noteikto termiņu; paziņojumu nosūtīšana e-pastā un īsziņās; zvana pārslēgšana uz jūsu tālruni. |
| Datu subjekti | Jūsu klienti un citas personas, kas zvana uz jūsu numuru vai raksta jums WhatsApp; jūsu darbinieki, kuru vārdi un darba laiki ir kalendārā. |
| Personas dati | Zvanītāja tālruņa numurs un vārds, ko viņš nosauc; pieraksta dati — pakalpojums, darbinieks, datums, laiks, vieta un piezīmes; zvana audio — mēs to apstrādājam tikai sarunas laikā un neierakstām (par balss pakalpojuma sniedzēju skatīt 12.3. punktu); sarunas teksts; WhatsApp numurs un ziņu saturs, ja WhatsApp ir pieslēgts; zvana metadati — numurs, laiks, ilgums, valoda un iznākums; atzvana, atcelšanas vai pārcelšanas lūguma saturs; nosūtīto īsziņu teksts un piegādes statuss; darbinieku vārdi un darba laiki. |
| Īpašu kategoriju personas dati | Asistents nelūdz sniegt īpašu kategoriju personas datus, un pakalpojums nav paredzēts to apstrādei. Ja zvanītājs pats sniedz šādus datus, piemēram, ziņas par savu veselību, tie saglabājas sarunas tekstā līdz šī teksta dzēšanai. |
| Ilgums | Līguma darbības laiks. Glabāšanas termiņi ir noteikti 12. sadaļā, datu dzēšana pēc līguma beigām — 13. sadaļā. |
2. pielikums. Apakšapstrādātāji
Apakšapstrādātāji, kurus izmantojam jūsu klientu datu apstrādei šīs redakcijas spēkā stāšanās dienā. Ja tabulā norādīts nosacījums, apakšapstrādātāju izmantojam tikai tad, kad šis nosacījums ir izpildīts.
| Apakšapstrādātājs | Ko tas dara | Kādus datus apstrādā | Kur |
|---|---|---|---|
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) | Balss mākslīgais intelekts: runas atpazīšana, atbilžu veidošana un sarunas atšifrējuma sagatavošana. Atbilžu veidošana WhatsApp sarakstē, ja WhatsApp ir pieslēgts | Zvana audio, sarunas un ziņu teksts, zvanītāja numurs un vārds, pieraksta dati | ASV — ārpus ES/EEZ; līguma standartklauzulas |
| OVH (OVH SAS) | Servera noma: datubāze, lietotne un zvanu savienošanas programmatūra | Visi 1. pielikumā minētie dati | Francija (ES) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | E-pasta paziņojumi jums: jauni pieraksti, atzvana, atcelšanas un pārcelšanas lūgumi | Klienta vārds un numurs, pieraksta dati, lūguma saturs | ASV — ārpus ES/EEZ; līguma standartklauzulas |
| SIA «T2R» (Text2reach) | Īsziņas (SMS): paziņojumi jums par klientu lūgumiem; apstiprinājumi klientiem, ja esat tos ieslēguši | Tālruņa numurs un ziņas teksts | Latvija (ES) |
| Zadarma | Telefonija — tikai tad, ja jūsu numurs pēc atsevišķas vienošanās ir reģistrēts mūsu Zadarma kontā: zvana savienošana | Zvanītāja numurs, zvana audio | ES |
| Anthropic | Rīks, ko izmantojam atbalstam un pakalpojuma uzturēšanai. Noskaidrojot kļūmes cēloni vai izskatot jūsu jautājumu par konkrētu zvanu, ar to varam apstrādāt šī zvana datus | Sarunas teksts, zvanītāja numurs, pieraksta dati — tikai saistībā ar konkrēto kļūmi vai jautājumu | ASV — ārpus ES/EEZ |
Zadarma jūsu pašu kontā, Altegio un Meta (WhatsApp) ir pakalpojumu sniedzēji, kurus izvēlaties un pieslēdzat jūs; tie nav mūsu apakšapstrādātāji (7. sadaļa).
3. pielikums. Drošības pasākumi
Tehniskie un organizatoriskie pasākumi, kas ir ieviesti šīs redakcijas spēkā stāšanās dienā.
- Šifrēti savienojumi. Vietne un panelis ir pieejami tikai pa šifrētu savienojumu (TLS 1.2 vai jaunāks). Balss savienojums starp mūsu serveri un balss mākslīgā intelekta pakalpojumu ir šifrēts (TLS un SRTP). Savienojumam ar telefonijas operatoru izmantojam TLS un, ja operators to atbalsta, arī SRTP.
- Datubāze. Datubāze atrodas serverī Francijā un ir sasniedzama tikai no paša servera; no interneta tai piekļūt nevar.
- Serveris. Serveri sargā ugunsmūris; iekšējie pakalpojumi no interneta nav sasniedzami. Attālinātai piekļuvei serverim izmantojam tikai autentifikāciju ar atslēgu, nevis paroli. Operētājsistēmas drošības atjauninājumi tiek instalēti automātiski.
- Salonu datu nodalīšana. Katrs ieraksts ir piesaistīts savam salonam. Viena salona lietotājs neredz cita salona klientus, pierakstus un zvanus.
- Piekļuve panelim. Panelī piesakās ar e-pasta adresi un paroli. Paroles neglabājam atklātā veidā — glabājam tikai to jaucējvērtības. Pieteikšanās mēģinājumu skaits ir ierobežots, un lietotājs var izbeigt sesijas visās savās ierīcēs.
- Mūsu piekļuve. Nodrošinām, ka jūsu klientu datiem piekļūst tikai personas, kurām tas nepieciešams atbalsta sniegšanai un pakalpojuma uzturēšanai. Operatora panelis darbojas atsevišķā adresē ar atsevišķu pieteikšanos. Pieteikšanās, datu izmaiņas panelī, datu izsniegšana un dzēšana tiek reģistrētas audita žurnālā.
- Pieslēgšanās dati. Tālruņa līniju paroles un WhatsApp piekļuves marķierus glabājam šifrētus (AES-256-GCM) un piesaistītus konkrētajam salonam.
- Datu apjoma ierobežošana. Zvana audio neierakstām. Sarunu tekstus, diagnostikas datus un servera žurnālus dzēšam automātiski pēc 12. sadaļā noteiktajiem termiņiem; audita žurnāla ierakstus glabājam 12 mēnešus. Balss mākslīgajam intelektam nododam tikai to, kas vajadzīgs konkrētajai sarunai; salona klientu sarakstu un citu sarunu saturu tam nenododam.
- Rezerves kopijas. Datubāzes rezerves kopiju veidojam katru nakti un glabājam 14 dienas. Kopijas pašlaik glabājam tajā pašā serverī. Atjaunošana no rezerves kopijas ir pārbaudīta 2026. gada septembrī.
- Uzraudzība. Pakalpojuma darbību uzraugām automātiski un saņemam brīdinājumu, ja zvanus neizdodas apkalpot.
- Maksājumu dati. Maksājumu karšu datus neredzam un neglabājam; tos apstrādā Stripe.
- Pārkāpumi. Par personas datu aizsardzības pārkāpumu paziņojam tā, kā noteikts 10. sadaļā.
4. pielikums. Informācija jūsu klientiem
Īss paraugs, ko varat ievietot savā mājaslapā, pierakstu lapā vai izvietot salonā. Kvadrātiekavās norādiet sava salona datus. Par to, lai klientiem sniegtā informācija būtu pilnīga (VDAR 13. pants), atbildat jūs kā pārzinis: papildiniet paraugu ar savu apstrādes tiesisko pamatu un termiņu, cik ilgi glabājat klientu un pierakstu datus. Tekstu krievu un angļu valodā nosūtām pēc pieprasījuma.
Uz zvaniem mūsu salona numurā atbild mākslīgā intelekta asistents, nevis cilvēks. Sarunas sākumā asistents to pasaka pats. Jebkurā brīdī varat lūgt, lai ar jums sazinās salona darbinieks.
Lai jūs pierakstītu, saruna tiek pārvērsta tekstā. Sarunas tekstu glabājam 90 dienas; zvana audio neierakstām. Jūsu vārdu, tālruņa numuru un pieraksta datus glabājam savā pierakstu kalendārā.
Datu pārzinis ir [salona nosaukums, reģistrācijas numurs]. Datus mūsu uzdevumā apstrādā SIA «Ecotriumph» (viediprocesi.lv). Sarunas audio un tekstu apstrādā arī OpenAI Amerikas Savienotajās Valstīs, pamatojoties uz Eiropas Komisijas apstiprinātajām līguma standartklauzulām.
Jums ir tiesības piekļūt saviem datiem, lūgt tos labot vai dzēst un iebilst pret apstrādi. Rakstiet mums: [salona e-pasts]. Sūdzību varat iesniegt Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv).